Zeitwertkonten

Mit dem Wandel zur Wissensgesellschaft und dem immer rascheren Wandel des Wissens ist ein weltweiter Fachkräftemangel entstanden.

Durch ein Zeitwertkonto können Unternehmer qualifizierten Mitarbeitern etwas Besonderes bieten und Vergünstigungen an höhere Arbeitsleistung und Firmenzugehörigkeit binden.

Immer schnellere Innovationszyklen, verschärfter Wettbewerb und individuellere Kundenwünsche bedingen zunehmend zeitkritische Aufträge. Projektgebunden kommt es dadurch immer häufiger zu hoher Mehrbelastung der Belegschaften, die kurzfristig durch „Minusstunden“ oder „Abbummeln“ kaum noch ausgeglichen werden kann.

Zeitwertkonten erlauben es, Mehrarbeit oder Resturlaub ohne Abbummeln und Gehaltszuschläge langfristig abbauen zu können. Der Staat fördert den langfristigen Übertrag von Überstunden in ein Zweitwertkonto durch die Stundung von Steuern- und Sozialversicherungsbeiträgen. Viele andere Lohnbestandteile können ebenfalls in ein Zeitwertkonto eingebracht werden.

Der Europäische Gerichtshof (EUGh) urteilte im Herbst 2018, dass nicht in Anspruch genommener Resturlaub nicht einfach verfallen darf. Der Arbeitgeber müsse nachweisen, dass er den Arbeitnehmer nachdrücklich aufgefordert hat, seine Urlaubstage auszuschöpfen. Betriebliche Konflikte aus dieser Bestimmung sind absehbar. Viel einfacher ist es, unverbrauchten Urlaub in ein Zeitwertkonto zu übertragen.

Weiterbildung ist eines der besten Mittel gegen den Fachkräftemangel. In vielen mittelständischen oder nicht tarifgebundenen Unternehmen gibt es Auseinandersetzungen über den Umfang der betrieblichen Weiterbildung und die Kostenverteilung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Bei guter Konjunktur fehlt es zudem oft an Zeit, bei schlechter Wirtschaftslage meist an Geld für die Weiterbildung.

Mittels Zeitwertkonten können Arbeitnehmer einen angemessenen Beitrag zu Ihrer eigenen Weiterbildung leisten. Sie sichern sich damit einen definierten individuellen Anspruch auf Qualifizierungsmaßnahmen, der auch bei abflachender Auftragslage finanziell gesichert ist. Dafür allerdings muss es im Unternehmen eine langfristige Weiterbildungsplanung geben. Das ist anspruchsvoll, führt allerdings meist auch zu erheblichen weiteren Einsparungen. Die diz GmbH hilft dabei.

Eine wichtige Personengruppe kann gegenwärtig leider nicht von Zeitwertkonten profitieren, nämlich beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer (bGGF) bzw. Vorstände. Nach dem Inkrafttreten des Flexi-II-Gesetzes haben die Finanzbehörden Festlegungen getroffen, dass die Zeitwertkonten von Organen einer Kapitalgesellschaft nicht steuerlich anerkannt werden (BMF-Schreiben vom 17. Juni 2009 - IV C 5 - S 2332/07/0004). Für angestellte nicht beherrschende Geschäftsführer hat der Bundesfinanzhof diese Einschränkung inzwischen wieder aufgehoben. Die Urteilsbegründung macht Hoffnung, dass auch das Zeitwertkontenverbot für bGGF fallen könnte. Die diz GmbH setzt sich im Rahmen der aktuellen Reformdiskussion hierfür besonders ein.

Vorreiter von Zeitwertkonten in Deutschland war der VW- Konzern. Zeitwertkonten nutzten danach vor allem große Unternehmen, die sich kostenintensive administrative Eigenlösungen leisten konnten.

Heute erleichtert die Digitalisierung alle betrieblichen Prozesse. Das vereinfacht es auch kleinen und mittelständischen Unternehmen, Zeitwertkonten einzuführen. Selbst für nur einen qualifizierten Mitarbeiter kann sich dies inzwischen lohnen!

Die ersten gesetzlichen Grundlagen wurden 1998 mit dem so genannten Flexi- Gesetz geschaffen In der Folge schufen die die Sozialversicherungsträger einen klaren Handlungsleitfaden ohne Überregulierung. Mit dem „Gesetz zur Verbesserung der Rahmenbedingungen für die Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen und zur Änderung anderer Gesetze“ (Flexi II, 2008/2009) hat der Gesetzgeber Lücken geschlossen und Einzelregelegungen normiert. Mehr Allerdings werden weiterhin Einzelnormen in zahlreichen anderen Gesetzen berührt, so dass Zeitwertkonten nicht ohne Begleitung durch erfahrene Berater eingeführt werden sollten.

Die diz GmbH unterstützt Arbeitgeber bei der regelgerechten Einführung von Zeitwertkonten und der Auswahl passender Dienstleister über die gesamte Prozesskette:

• Die Verwaltung sollte kostenarm aus dem Unternehmen ausgelagert sein. Eine Verwaltung in eigener Regie im Hause setzt große Erfahrung und Know-how, technische und personelle Ressourcen voraus, die von Kleinunternehmen und Mittelständlern nur selten geleistet werden können. Störungen durch Rückfragen von Arbeitnehmern, Änderungswünsche, etc. sind durch standardisierte Prozesse zu vermeiden.
• Der Verwalter muss eine langjährige Erfahrung mit Zeitwertkonten und ein gewisses Verwaltungsvolumen aufweisen. Die Erfahrensten am Markt leisten die Zeitwertkonten-Verwaltung seit 1999/ 2000. Hierbei ist es auch nicht ausreichend, bisher nur über Erfahrungen bei der Verwaltung von Pensionsverpflichtungen aus betrieblicher Altersversorgung zu verfügen. Alle „Kinderkrankheiten“ müssen behoben sein.
• Alle Prozesse müssen automatisiert sein und nach Möglichkeit nicht „händisch“ erfolgen. Dazu gehören Veränderungen im Bestand, Neuzugänge bei Mitarbeitern, die Zeitwertkonten nutzen wollen, bis hin zur automatisierten Einbindung in die Lohnbuchhaltung und dem Datenfluss zur Anlagegesellschaft für die Erteilung konsolidierter Kaufaufträge. Idealerweise sollte dafür bei mittleren und großen Unternehmen ein onlinebasiertes Webtool zur Verfügung stehen, welches Unternehmen und auch der einzelne Mitarbeiter bei höchster Datensicherheit in verschiedenen hierarchischen Ebenen und Zugriffsrechten nutzen können.

In der Praxis betreuen unsere Fachberater Unternehmen unterschiedlichster Größe mit diversen, maßgeschneiderten Leistungspaketen. Überwiegend besteht unsere Aufgabe darin, Arbeitgeber bei der konzeptionellen Entwicklung zu unterstützen und daraus abgeleitet die bausteinartig zueinander passenden Spezialisten für die Umsetzung hinzu zu ziehen.

Zehn Jahre nach dem Inkrafttreten des Flexi II-Gesetzes lässt sich weiterer Reformbedarf der Rahmenbedingungen erkennen. Zusammen mit den Arbeitgebern (BDA), Wirtschaftsverbänden des Mittelstands und den Gewerkschaften setzt sich die diz GmbH für angemessene Korrekturen hemmender Einzelvorschriften ein.

Durch Regelungen des Gesetzgebers und der Tarifpartner sowie die Zunahme von Teilzeitarbeit wurde die reguläre Arbeitszeit immer weiter verkürzt. Trotz aller Produktivitätsfortschritte ist das Arbeitsvolumen in Deutschland aber nicht geringer geworden:

Im Weißbuch Arbeiten 4.0 des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales aus dem Jahr 2017 heißt es: „Die Zahl der Überstunden ist bereits seit Jahren konstant. Nach der Arbeitszeitrechnung des Instituts für Arbeitsmarkt und Berufsforschung (IAB) werden in Deutschland derzeit knapp eine Milliarde unbezahlte sowie etwa 800 Millionen bezahlte Überstunden im Jahr geleistet. Auch Urlaubsansprüche werden nicht voll ausgeschöpft,… rund 37 Prozent der abhängig Vollzeitbeschäftigten (nehmen) den ihnen zustehenden Urlaub … nicht voll in Anspruch.“

Viele Unternehmen führen Kurzzeitkonten, die – in der Regel auf Jahressicht - einen Überstundenausgleich ermöglichen sollen. In guten Konjunkturphasen ist eine kurzfristige Abgeltung von Mehrarbeit durch Freizeit aber oft nicht möglich. Zeitwertkonten erlauben eine faire Abgeltung der Ansprüche auf längere Sicht. Wie es die Bezeichnung nahe legt, werden reine Zeitansprüche dadurch in verzinsliche finanzielle Guthaben verwandelt. Das Guthaben kann für bestimmte vorab definierte Freistellungszwecke als Lohnersatzleistung genutzt werden. Die „Einzahlung“ einer Arbeitsstunde in ein solches Wertguthaben wird ähnlich wie bei der „Entgeltumwandlung“ in der betrieblichen Altersversorgung (bAV) vom Staat durch die Stundung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge gefördert.

In ein Zeitwertkonto können neben Überstunden/Mehrarbeit auch zahlreiche andere Lohnbestandteile eingebracht werden.

Welche Lohnbestandteile für ein Zeitwertkonto in Betracht kommen, darf der Arbeitgeber – ggfs. im Zusammenwirken mit den Betriebs- bzw. Personalrat – bestimmen. Der Arbeitgeber muss (!) die aus der Entgeltumwandlung ersparten Sozialversicherungsbeiträge zum Kapitalaufbau besteuern; er kann das Zeitwertkonto auch noch mit freiwilligen Leistungen bezuschussen. Das betriebliche Vorsorgesparen aus dem Bruttolohn ist damit jeder privaten Sparform, die nur aus dem Nettolohn erfolgen kann, klar überlegen.

Bietet der Arbeitgeber ein Zeitwertkonto an, sollten die Arbeitnehmer sich gründlich beraten lassen, wie sie mit diesem Instrument ihre persönlichen Sparziele optimal erreichen können. Sofern die diz GmbH das Unternehmen bei der Einführung von Zeitwertkonten unterstützt hat, helfen wir in der Regel auch den Mitarbeitern, die für sie beste Sparentscheidung zu treffen.

Bei den Arbeitszeitwünschen von Beschäftigten spielt die Lebenssituation eine erhebliche Rolle. Zeitwertkonten ermöglichen es, diese wechselnden Wünsche zu erfüllen.

Eine Studie des DIW Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung zeigt: „Besonders viel mehr arbeiten möchten die eher Jüngeren, stärker auch die Männer, die Erwerbstätigen mit ausländischer Staatsbürgerschaft, die Bewohner Ostdeutschlands, die nicht mit einem Lebens- oder Ehepartner zusammenwohnen, die nicht mit Kindern in einem Haushalt wohnen, die ein niedriges Haushaltseinkommen, aber einen höheren Stundenlohn haben, und die vor allem jetzt wenig arbeiten."

Fast ganz spiegelbildlich sieht die Situation bei denen aus, die sich eine Arbeitszeitreduktion wünschen. Hier sind es die eher Älteren, mehr die Frauen, die in Westdeutschland Lebenden, die mit Lebens- oder Ehepartner zusammenwohnen, die mit höherem Haushaltseinkommen, aber mit niedrigerem Stundenlohn, und die vor allem viel arbeiten. … Das Zusammenleben mit Kindern im Haushalt verstärkt (hochsignifikant) den Wunsch nach Reduzierung der wöchentlichen Arbeitszeit.“ (DIW, SOEP-Paper 103)

Zeitwertkonten schaffen flexible Freiräume für die verschiedenen Situationen im Leben:

• verlängerte Elternzeit
• bezahltes Sabbatical („Ich bin reif für die Insel“)
• Zeit für den Hausbau
• Weiterbildung ohne Gehaltseinbuße
• Auszeit für die Pflege erkrankter Familienangehöriger
• bezahlte Freistellung vor dem regulären Renteneintrittsalter ohne Rentenkürzung. Beschäftigte können bei voller Bezahlung mit einem vorzeitigen Ruhestand die schönen Jahre des Lebens genießen. Sie machen sich unabhängig vom Staat und brauchen später keine Almosen.

Einige der genannten Zwecke sind vom Gesetzgeber als generelle Verwendungsmöglichkeit bezeichnet, andere können in Betrieben gesondert vereinbart werden.

Ursprünglich stand vor allem der Lohnausgleich für Altersteilzeit als Verwendungszweck im Vordergrund. Inzwischen hat sich das Interesse gewandelt. Jüngere und qualifizierte Mitarbeiter interessieren sich besonders für die Möglichkeit, nach mehreren Arbeitsjahren eine längere bezahlte Auszeit vom Job zu nehmen, also ein sogenanntes „Sabbatical.“ Der Begriff stammt aus dem Hebräischen (von schabat = aufhören, ruhen); er wurde von Professoren an US-amerikanischen Universitäten für ein Forschungs- oder Freisemester eingeführt.

Thorsten Kircheis, Vorstand der diz GmbH, hat beobachtet: „ Wenn der Arbeitgeber einem neuen Mitarbeiter heute in Aussicht stellt, mit Lohnausgleich für drei Monate auf die Bahamas zu fahren, zieht das mehr als eine betriebliche Altersversorgung“.

Sofern Wertguthaben aber nicht erst am Ende des Arbeitslebens zur Auszahlung kommen sollen, stellt dies die Verwaltung des Zeitkontos vor besondere Herausforderungen. Arbeitgeber und Betriebs-/Personalräte sollten dafür die konzeptionelle Hilfe durch einen Berater wie die diz GmbH suchen.

Zeitwertkonten werden nicht in der Einheit „Zeit“ bzw. „Stunden“ geführt, sondern in Geld bzw. “Euro“. Das Gesetz spricht deshalb von Wertguthaben. Diese haben den Vorteil, dass die Wertentwicklung der eingebrachten Gelder von der gestundeten Lohnsteuer und aufgeschobenen Sozialversicherungsbeiträgen profitiert. In den vertraglich vereinbarten Rahmenbedingungen wird in der Regel eine Verzinsung festgeschrieben. Möglich ist beispielsweise eine Verzinsung gemäß der Lohnsteigerung, eine feste Verzinsung oder eine variable Verzinsung entsprechend der Wertentwicklung aus der Anlage des eingebrachten Guthabens auf dem Kapitalmarkt.

In jedem Fall werden die Gelder konservativ bei solventen Instituten außerhalb des Firmenzugriffs angelegt. Mögliche Anlageformen sind Kapitalisierungsprodukte von Versicherern, Investmentfonds oder die Vermögensverwaltung durch Institutionen, die vom Bundesamt für Finanzdienstleistungsauf-sicht (BAFin) dafür zugelassen und beaufsichtigt sind.

Die Konten werden zwar vom Arbeitgeber verwaltet, doch rechtlich gehören sie – zumindest in Höhe der selbst eingezahlten Lohnbestandteile - den einzelnen Arbeitnehmern. Der Arbeitgeber ist deshalb verpflichtet, eine geeignete Insolvenzsicherung vorzunehmen. Dafür hatten sich die Gewerkschaften bei der Beratung des Flexi-II-Gesetzes besonders eingesetzt: Mehr (Mit dem Link verlassen Sie den Rahmen der diz-Webseiten)

In Hinsicht auf Kosten und Ergebnis gibt es für die Anlage der Gelder jedoch riesige Unterschiede. Aus der Beobachtung des Marktes kommen nur wenige Anbieter in Frage, die Erfahrung mit einer funktionierenden Verwaltung und einem Kosten sparenden Anlageprodukt haben. Die diz GmbH hilft bei der Auswahl der passenden Anlagestrategie und/oder des Partners für die Kapitalanlage.

Dem Kapitalaufbau im Zeitwertkonto stehen möglicherweise zunächst etwas geringere Ansprüche bei der gesetzlichen Rente, beim Arbeitslosengeld und beim Krankengeld gegenüber. Mit der Inanspruchnahme des Zeitwertkontos dürften vorherige Nachteile aber weitgehend wieder ausgeglichen werden.

Aufgrund der staatlichen Förderung – und ggfs. auch noch durch einen freiwilligen Arbeitgeber-Zuschuss - lohnt sich die Einzahlung in ein Zeitwertkonto in jedem Fall weit mehr als ein privater Sparvorgang, den man nur aus dem Nettolohn bestreiten kann.